Ekskursi ke dalam profesi: manajer acara

2024 Pengarang: James Gerald | [email protected]. Terakhir diubah: 2023-12-17 14:10

Ada banyak profesi di dunia. Tentang beberapa kita tahu segalanya, tentang yang lain - sedikit kurang, tentang yang ketiga - tidak ada sama sekali. Yang terakhir terutama sering berlaku untuk lowongan yang relevan dan, katakanlah, modis saat ini. Kami memutuskan untuk memberi tahu Anda tentang profesi semacam itu dan tentang apa yang dilakukan spesialis di posisi seperti itu. Cerita pertama kami adalah tentang manajer acara.

Ketika kita mengambil bagian dalam acara apapun, misalnya sebagai penonton, kita praktis tidak memikirkan berapa banyak usaha yang telah diinvestasikan dalam mempersiapkan dan mengadakan konferensi, konser, pameran, dll. Kita hanya melihat cangkang indah yang kita sukai, tetapi kami tidak tahu berapa banyak orang yang tidak tidur di malam hari, mengembangkan konsep, bernegosiasi dengan pelanggan dan kontraktor, menulis skrip, disebut musisi, aktor, peserta (tergantung pada jenis acara) dan berapa banyak dari mereka yang sekarang berlari di belakang panggung atau sepanjang koridor, menyiapkan telepon, khawatir dan melakukan segala kemungkinan agar kita, pemirsa, tetap menikmati semuanya.

Perwakilan dari profesi yang sulit ini, yang membutuhkan dedikasi penuh dan kemampuan untuk mengendalikan diri dalam situasi krisis apa pun, disebut manajer acara.

Kata “event” diterjemahkan dari bahasa Inggris sebagai “event”, dan event manager adalah orang yang menyelenggarakan berbagai macam acara.

Peran seorang spesialis seperti itu tidak bisa diremehkan, karena selain bertanggung jawab atas suksesnya penyelenggaraan acara yang begitu akrab bagi kita, tetapi agak rumit dalam hal persiapan acara, ia juga membantu membentuk citra positif tentang pelanggan yaitu perusahaan, kelompok orang atau individu yang menjadi penggagas acara tersebut. … Dalam sejarah manajemen acara, ada banyak contoh keberhasilan penggunaan acara khusus untuk menciptakan dan mempertahankan citra pelanggan yang positif. Jadi, pada tahun 2001, kompetisi seluncur salju diadakan di Vorobyovy Gory, yang diselenggarakan oleh agensi BrandNew-Momentum atas pesanan perusahaan Nokia. Acara ini dihadiri oleh lebih dari 30 ribu orang, dan yang paling populer ternyata adalah "wilayah Nokia", di mana mereka yang ingin dapat membiasakan diri dengan berbagai model ponsel perusahaan dan berkonsultasi dengan spesialis.

Manajer acara bekerja baik di lembaga khusus maupun di staf organisasi besar. Menariknya, menurut statistik, wanita lebih sering memilih profesi ini daripada pria. Jika Anda berpikir untuk mengubah pekerjaan Anda, atau hanya ingin mempelajari lebih lanjut tentang mereka yang menyelenggarakan acara khusus, maka informasi yang disajikan di bawah ini hanya untuk Anda.

Apa tanggung jawab manajer acara?

Spesialis yang bertanggung jawab atas persiapan, koordinasi, dan pelaksanaan acara harus siap menghadapi kenyataan bahwa jangkauan tanggung jawabnya akan cukup luas. Semuanya layak, meskipun membutuhkan konsentrasi dan kemampuan untuk melakukan semuanya tepat waktu.

1. Manajer acara harus dapat menemukan bahasa yang sama dengan pelanggan mana pun, meskipun tampaknya dia "dari planet lain". Keterampilan ini diperlukan untuk bersama-sama mengembangkan rencana acara.

2. Spesialis mencari tempat untuk acara, menjaga kontak dengan pesertanya dan juga mencari peralatan yang diperlukan.

3. Spesialis harus memiliki stok program yang sudah jadi untuk berbagai acara perusahaan untuk menawarkannya jika perlu untuk mempersiapkan acara yang tidak direncanakan sesegera mungkin. Sebagai aturan, program semacam itu muncul selama bekerja untuk setiap manajer acara.

Menganggarkan dan kemudian mengendalikan semua pengeluaran adalah salah satu tugas utama seorang manajer acara.

4. Kemampuan menghitung anggaran acara juga menjadi tanggung jawab penyelenggara acara. Menganggarkan dan kemudian mengendalikan semua pengeluaran adalah salah satu tugas utama seorang manajer acara.

5. Pemantauan pemenuhan persyaratan kontrak dengan kontraktor yang terlibat dalam persiapan acara merupakan tanggung jawab penting dari spesialis.

6. Pengelola acara harus mampu menilai efektivitas acara yang diadakan. Hal ini diperlukan untuk memahami apakah tujuan yang ditetapkan oleh pelanggan telah tercapai, katakanlah, untuk meningkatkan tingkat penjualan.

Kualitas apa yang harus dimiliki seorang manajer acara?

Sejumlah persyaratan dikenakan pada spesialis, tetapi semuanya dibenarkan, karena efektivitas pekerjaan manajer acara secara langsung tergantung pada kualitas pribadinya.

1. Penyelenggara acara harus ramah dan bersahabat. Dari keterampilan inilah muncul kewajiban seperti kebutuhan untuk bernegosiasi secara mutlak dengan pelanggan mana pun.

Seorang event manager harus “multitasking”, yaitu bisa mengerjakan beberapa project dalam waktu yang bersamaan.

2. Ketahanan terhadap stres dan kemampuan untuk dengan cepat merespons keadaan yang berubah hampir merupakan persyaratan terpenting bagi manajer acara. Perwakilan dari profesi ini sering bekerja dalam mode darurat, begadang, mereka harus menyelesaikan banyak masalah di sini dan sekarang.

3. Kehadiran coretan kreatif juga tidak akan merugikan pengelola acara: seringkali spesialis harus menulis naskah dan memikirkan konsep acara hiburan sendiri.

4. Event manager harus “multitasking”, yaitu bisa mengerjakan beberapa project sekaligus.

5. Untuk seorang spesialis, "persahabatan dengan matematika" tidak akan berlebihan, yang akan membantu dalam menyusun perkiraan untuk peristiwa tertentu.

Apa profesi lain yang ingin Anda ketahui lebih lanjut?